Geralmente, a administração de condomínios não é tão simples: atividades operacionais, gerenciamento de colaboradores, muitos itens de manutenção, contabilidade e administração. Devido a tantos afazeres, o síndico deve estar sempre disposto a oferecer um ótimo relacionamento, tentando proporcionar o bem-estar entre os seus condôminos.

As 7 dicas são:

Tenha paciência

A paciência é essencial para todas as áreas da vida, especialmente para realizar tarefas que envolvam as necessidades e opiniões de terceiros. Essa tranquilidade refere-se a prestar os serviços com ética, sendo firme e justo nas decisões, visando aquilo que é o melhor para o coletivo e para a gestão. Por isso, é fundamental sempre procurar soluções antes de achar culpados, principalmente em casos graves.

Outra dica, é comunicar sempre sobre as regras do condomínio para seus moradores. Então, mantenha sempre o equilíbrio e a serenidade para discutir com os condôminos sobre tudo o que está certo e o que está errado — quantas vezes for preciso.

Organize o seu setor administrativo

Gerir finanças é algo trabalhoso, principalmente quando você administra o setor financeiro de outras pessoas. Por essa razão, é necessário estar regularizado, isto é, em dia com as finanças. Logo, deve-se acertar as seguintes pautas:

• Salário dos funcionários;

• Contas de água e luz;

• Impostos e taxas;

• Fornecedores.

Além disso, o gestor deve se preocupar com as questões administrativas, como:

• Expedir boletos bancários das taxas de condomínio;

• Redigir as atas e circulares para o registro de todas as decisões e acontecimentos do condomínio;

• Representar o condomínio constantemente nos órgãos trabalhistas e públicos sempre que solicitado;

• Treinar e selecionar colaboradores para o bom cumprimento das atividades.

Contrate serviços para manutenção predial

Os setores comuns do prédio têm um acervo de detalhes a serem considerados. Por isso, o síndico precisa de muita atenção no instante da contratação de serviços para preservar esses espaços em ótimas condições, devendo seguir as seguintes premissas:

• Acompanhar a execução de obras realizadas;

• Treinar os funcionários para trabalhos de manutenção e uso de equipamentos de segurança;

• Cotar empresas especializadas para serviços de manutenção.

No caso das obras, requisite que a empreiteira identifique seus colaboradores antes do início das ações. Por fim, exija que cada profissional utilize identificação com foto e avise aos porteiros que permitam a entrada apenas pessoas identificadas para a segurança dos condôminos.

Conte com uma boa assistência jurídica e contábil

O condomínio deve contar com o respaldo de um contador e de um advogado para que o gestor evite quaisquer impasses relacionados à área jurídica quando for representar o prédio.

Da mesma maneira, a assistência jurídica é essencial para recolher, de modo justo, os encargos sociais como contribuição sindical, PIS, INSS e FGTS, auxiliando também na prestação das guias do RAIS e CAGED para o Ministério do Trabalho e para a Receita Federal.

Preste contas

É obrigação do administrador prestar todas as contas do prédio. Essa ação deve ser periódica e obrigatória. Dessa forma, o síndico deve agir com transparência e organização para com os moradores. Portanto, é seu dever trabalhar da seguinte forma:

• Propor soluções para acabar com a inadimplência;

• Fazer um caixa emergencial ou fundo de reservas, nunca o deixando no vermelho;

• Solicitar sempre Nota Fiscal ou recibo, em casos de contratar uma prestadora de serviços ou comprar qualquer coisa;

• Realizar pelo menos 3 tipos de orçamentos antes de contratar algum tipo de serviço.

Seja focado

Caso você seja síndico, tenha orgulho de sua função. Trata-se de um papel repleto de obstáculos, encarregado pelo patrimônio de diversas pessoas e bem-estar de todos os moradores. Ele é o responsável por gerenciar os negócios, resolver problemas internos e garantir a manutenção adequada das propriedades para que se mantenham bem valorizadas.

Geralmente, o síndico de um patrimônio pode desempenhar alguns tipos de deveres, incluindo:

• Representar a propriedade para fins legais;

• Gerenciar os negócios e despesas do patrimônio;

• Entrar em contato com as instituições governamentais;

• Emitir notificações;

• Participar de tarefas relacionadas a impostos;

• Distribuir ativos.

Melhore a comunicação

O gestor precisa reunir muitas vozes em uma única voz comunitária decisiva. Como gerente, é de sua responsabilidade fazer a ligação entre várias partes envolvidas, incluindo proprietários de unidades, locatários, entidades legais, escritórios imobiliários entre outros.

Cabe ao gestor, certificar-se de que todos recebam as informações necessárias da forma mais eficiente possível.

Fonte: CheckListFacil Blog