Assim como notas fiscais e termos de garantia, recibos de mensalidade e de pagamentos de contas diversas, como de água, energia elétrica e telefonia, por exemplo, a guarda dos recibos do Condomínio e de aluguel também deve obedecer algumas regras e recomendações, garantindo a segurança do Condomínio em casos de demandas judiciais ou equívocos de cobrança. 

Como aponta o IDEC – Instituto Brasileiro de Defesa do Consumidor, O artigo 206 do Código Civil, prevê regras para a prescrição de dívidas, e, portanto, para o eventual armazenamento do comprovante de pagamento das mesmas. Porém, cada tipo de conta possui um prazo diferente de prescrição e um tempo diferente para guardar os recibos.

Os recibos de quitação de aluguéis devem ser guardados por três anos – prazo que o locador tem para cobrar aluguéis em atraso. Já os de condomínio possuem duas regras distintas.

Aqueles com vencimento anterior a 11/01/1993 devem ser guardados por vinte anos conforme o Código Civil de 1916. Após essa data, o prazo para o armazenamento de comprovantes passa a ser de cinco anos (para evitar acúmulo de papéis, é interessante pedir à administradora de tempos em tempos um declaração de que não possui débito algum). Vale lembrar a importância de o locatário também guardar os comprovantes de pagamento do condomínio para comprovar ao locador o cumprimento desta obrigação contratual. 

Já os comprovantes de tributos em geral, como IPTU, Imposto de Renda e outros, devem ser guardados por cinco anos, considerando o primeiro dia útil do ano seguinte ao da quitação dos mesmos, segundo o artigo 173, I, do Código Tributário Nacional.