O desperdício é um dos grandes vilões da administração, seja pública, de empresa ou de condomínio. É resultado da má gestão, falta de planejamento, uso de recursos materiais, naturais e até mesmo humanos acima do necessário. Mas é possível rever as condutas administrativas, assim como as culturais (relacionada aos moradores) para melhor aproveitar a verba proveniente das cotas, em um gerenciamento economicamente e ambientalmente sustentável. E é no começo do ano o período ideal para adequar ações e rotinas.
O administrador e professor da Universidade do Vale do Itajaí (Univali), Alexandre de Sá Oliveira, ensina que o síndico pode espelhar sua atuação em boas práticas desenvolvidas em empresas. “Administração é uma prática genérica, se aplica para tomar decisões sobre as melhores maneiras de alocar recursos para um determinado fim, vale para empresa, setor público ou condominial”, explica.
Como qualquer administrador, o síndico deve ter como meta reduzir custos, sem diminuir a qualidade. Para adquirir algum produto ou serviço, geralmente as convenções preveem a necessidade de fazer três orçamentos. Mas, segundo Oliveira, isso não significa que deve-se escolher inexoravelmente o mais barato, pois, caso não haja qualidade, pode ser necessário retrabalho, o que sai mais caro.
“Às vezes, a melhor opção é a de valor intermediário, por aliar custo-benefício”, ressalta Oliveira. Nesses casos, o professor orienta ao síndico pedir apoio do conselho fiscal para avaliação e, assim, evitar questionamentos. Nos grandes investimentos, que geralmente exigem assembleia, o desafio do gestor condominial é esclarecer aos condôminos sobre a necessidade de considerar os dois quesitos.
Uma gestão eficiente de recursos humanos contribui para a economia do condomínio. Nesse sentido, a escolha de modelos de contratação conforme a necessidade também faz a diferença. “Caso os salões de festas forem muito usados em um prédio, pode-se contratar uma funcionaria intermitente para trabalhar apenas aos fins de semana, possibilidade advinda da reforma da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho)”, exemplifica Oliveira.
Conforme o presidente da Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo (Aabic), José Roberto Graicche Júnior, os gastos com mão de obra representam até 60% do orçamento. Para enxugar esses custos, “é importante ter uma escala de trabalho bem organizada para evitar horas-extras desnecessárias”, recomenda o advogado.
Manutenção e revisão de contratos
A manutenção do espaço e equipamentos é um dos itens que mais mexem na variação do orçamento. “Uma boa manutenção preventiva evita a necessidade de intervenções profundas e de maior desembolso”, esclarece a engenheira civil e professora do curso de Arquitetura da Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC) Lisiane Ilha Librelotto. Ela adverte que o serviço deve ser sempre acompanhado por profissionais capacitados e credenciados junto aos órgãos competentes
Entre as ações preventivas, de acordo com Librelotto, estão atividades de limpeza, repintura, inspeção de tubulações, acompanhamento do consumo de água e energia. Elevadores e bombas também merecem atenção. Para aliar a sustentabilidade econômica com a ambiental, “sempre que possível, deve-se optar por materiais de menor impacto ambiental (mais naturais), com menos energia incorporada e menor emissão de CO2 no processo de fabricação”, orienta a professora.
No geral, é importante o síndico fazer pelo menos uma vez por ano uma revisão de orçamento para detectar e eliminar gastos supérfluos e conferir se os contratos estão adequados ao valor de mercado. O presidente da Aabic observa que nos últimos tempos os condomínios passaram a “se preocupar mais em ter um maior controle das contas para evitar uma taxa condominial muito alta, pois interfere no valor de mercado do imóvel e nas condições de negócios das locações”. Assim, além da guerra contra o desperdício poder gerar uma sobra para reverter em melhorias ao prédio, também colabora para manter o equilíbrio nas quotas.
Apoiar-se em assessorias reduz custos
Ao buscarem uma gestão sem desperdícios, há muitos síndicos que se perdem e acabam por gerar o efeito oposto. É o que diz o advogado de São Paulo especializado na área condominial Alexandre Callé. Isso ocorre quando optam por economizar sem levar em conta a responsabilidade técnica necessária (muitas vezes, obrigatórias) para execução de atividades ou serviços em condomínios, decisão tomada muitas vezes sob pressão dos condôminos que desejam taxas mais baixas, mas não entendem a responsabilidade de administrar um prédio.
“Um condomínio precisa da assessoria de engenheiro, contador, advogado e até de um RH (recursos humanos), caso tenha muitos funcionários. O síndico não pode dar uma de super-herói, querer fazer tudo, mas se valer de bons profissionais. Caso contrário, o barato sai caro”, avalia Callé, que é palestrante e articulista em jornais da área.
Segundo Callé, um contador contribui na conferência do recolhimento de impostos, pois atrasos podem resultar em dívidas enormes. Na questão jurídica, o condomínio precisa ser bem assessorado, existem os quóruns qualificados (exemplo: obras voluptuárias), que muitas pessoas e síndicos têm dificuldade de compreender. Assinaturas de contratos de grandes montas financeiras, como modernização de fachada, precisam de um apoio para verificação do contrato e idoneidade da empresa. Esses cuidados podem evitar prejuízos.
O advogado recorda do caso de um condomínio ao qual a poda drástica de 13 árvores, por descuido, resultou em uma multa de R$ 130 mil. “O síndico pediu para o ‘seu Zé’ fazer o serviço e não deu certo. Se tivesse contratado um engenheiro ambiental, este saberia da necessidade de homologar o projeto na prefeitura e o quanto das plantas poderia ser podado”, ressalta Callé.
Enxugar os estoques mantém mais dinheiro em caixa
Outro ensinamento da área empresarial que cabe trazer para o meio condominial é o conceito de manufatura enxuta, filosofia japonesa criada para eliminar desperdícios. Muito aplicada em logística, pode contribuir para economia relacionada à aquisição de produtos e operacionalização de estoque em condomínios.
O professor de Logística e Gestão de Materiais do curso de administração empresarial da Universidade do Estado de Santa Catarina (Udesc), Felipe Gontijo, observa que comprar grandes quantidades de produtos não vale a pena, salvo se houver desconto. “O dinheiro gasto poderia ser utilizado de outras formas ou ser mantido em caixa, o que é importante para casos de emergência”, observa.
Pela manufatura enxuta, ter um grande estoque é um problema porque o material pode se perder no caminho ou, devido à abundância, pode ser utilizado de forma indiscriminada. Assim, deve-se levar em conta a frequência de uso e a disponibilidade do produto no mercado para planejar a quantidade a ser comprada. Material de limpeza, por exemplo, é algo de fácil acesso, por isso não precisa de grande estoque. Caso falte, pode-se encontrar do mercado à distribuidora.
Situação clássica de desperdício está relacionada às obras. Segundo o professor da Udesc, geralmente a compra é má dimensionada. Para evitar as sobras, é importante que o engenheiro civil ou arquiteto faça um gerenciamento do fluxo da obra. Não deve comprar tudo de uma vez. “Se ainda está na fase do fundamento, não precisa comprar as telhas”, observa.
Conforme Gontijo, a melhor estratégia é ter um bom fornecedor. Desse modo, se transfere o esforço gerencial do estoque para a empresa. “O condomínio pode manter a fidelidade e, como moeda de troca, pedir desconto e ter garantia de disposição maior de produto em caso de imprevisto”, comenta.
Gargalo por conta da inadimplência
Uma fonte perigosa de desperdício é a inadimplência. Além de sobrecarregar quem paga as contas em dia, caso não haja a cobrança em cinco anos, cai na prescrição, ou seja, perde-se o direito de exigir o pagamento. Nessa situação, o síndico pode ser responsabilizado.
Segundo o presidente da Comissão de Direito Imobiliário da Ordem dos Advogados do Brasil de Minas Gerais (OAB-MG) e vice-presidente da Comissão Especial de Direito Imobiliário da OAB Federal, Kênio de Souza Pereira, não são poucos os casos de grandes prejuízos, para mais de R$ 100 mil, por conta da prescrição. “Acaba que os apartamentos são desvalorizados em razão de quotas de condomínio elevadas, que poderiam ser menores, caso a inadimplência fosse combatida de forma técnica”, afirma Pereira.
Para vencer a inadimplência, o representante da OAB orienta a atualização das convenções. Conforme Pereira, mais de 90% delas seguem regras ultrapassadas, com juro de 1% ao mês e multa moratória de 2%, penalidades considerada por ele irrisórias.
Ao elaborar uma nova convenção, é importante contar com o apoio de um profissional da área jurídica. “É ignorado pela maioria da população que os Tribunais de Justiça Estaduais e o Superior Tribunal de Justiça confirmaram ser legal a cobrança de juros de até 10% ao mês no caso do atraso da quota de condomínio e que diante da inadimplência contumaz é possível que o devedor seja punido com a multa de 500% do valor da quota, graduada conforme a convenção, com base no artigo 1.337 CC”, revela Pereira.
Economia de recursos beneficia contas e meio ambiente
O dinheiro vai pelo ralo nos condomínios também com contas altas de luz e água. Nesse caso, o desperdício, além de mexer com o bolso dos condôminos, gera impactos à natureza e prejudica o futuro das novas gerações. Aqui a solução requer um modelo de gestão comprometida com a sustentabilidade econômica e ambiental.
A professora do curso de Arquitetura da Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC) Lisiane Librelotto observa que o problema do desperdício de recursos naturais se manifesta em toda a sociedade, mas nos condomínios assume maior peso por ser o local de moradia de grande número de pessoas. Segundo ela, o modo de consumo (devido ou exagerado) é proporcional ao grau de envolvimento e conscientização dos condôminos. “O desperdício de recursos em condomínios compreende o que usualmente se desperdiça nos lares brasileiros, acrescido de problemas de gestão da água, da energia, de manutenções, de resíduos, de bens de consumo direto e de bens móveis”, avalia Librelotto.
O uso desnecessário de energia elétrica (que influencia diretamente na água, por ser proveniente de hidrelétrica) pode ser gerado por diversos fatores, como duplicidade de chamadas nos elevadores e utilização de lâmpadas comuns nas áreas externas (ao invés de led). Entre as medidas que podem reduzir o consumo estão: sensores de presença, elevadores inteligentes, geração de energia própria (painéis fotovoltaicos e energia eólica), vidros eficientes para regulagem da entrada de luz, além de coberturas com jardins, fachadas ventiladas e isoladas termicamente.
Em relação à água, o desperdício, para além do consumo inconsciente por parte dos moradores e funcionários, pode estar associado a vazamentos em tubulações, torneiras e válvulas de fluxo (em edificações mais antigas). Na busca por economia, “a inspeção para detecção de vazamentos, uso de caixas de descargas com botões separadores por uso, medidor de água individual para a unidade habitacional, captação e aproveitamento da água da chuva para lavagem de áreas comuns, são estratégias que podem ser utilizadas”, aponta a professora.
Fonte: CondomínoSC
